CONCEPTO DE PLANIFICACIÓN O
PLANEAMIENTO
La planificación o planeamiento
constituye la primera función de la administración y consiste en determinar
metas y objetivos a cumplir.
Se puede afirmar que la planificación
es básica para las otras funciones de la administración, pues le dan un
sentido, una dirección, una orientación a los esfuerzos aplicados. Estos objetivos,
bien definidos, conocidos y planteados de un modo práctico, tienen fuerza
motivadora en si por ellos mismos. Por eso se dice que la sola formulación, de
un objeto claro implica obtener y la
mitad de su cumplimiento.
Esto, que parece un contrasentido,
en realidad no lo es, muchos hombres y empresas conceden una importancia
extrema a la acción, sin detenerse a pensar, antes de actuar, con lo que
desperdician esfuerzos, al no tener claro que pretenden, hacia a donde quieren
llegar con esa acción, ¿Cuántas empresas, antes de embarcarse en una costosa
campaña publicitaria, estiman los beneficios que dicha campaña puede aportarle,
a la luz de hechos y antecedentes reales o al menos de supuestos explícitos
realistas?.
Al respecto se nos viene a la mente
un viejo aforismo náutico: si no sabes
que rumbo tomar ningún viento es bueno.
En muchos casos, si bien existen
objetivos, estos se formulan de un modo vago o ambiguo, sin determinar una meta
precisa. ¿Constituye el objeto aumentar las ventas en elemento útil para
decidir una campaña publicitaria?
Definitivamente no, porque el
aumento de las ventas puede resultar insignificante respecto al costo de la
campaña y con eso estamos actuando en FORMA RACIONAL.
En general son preferibles los
objetivos cuantificados, si bien es posible plantearse objetivos, menos
precisos dentro de plazos más largos, que deben ir cuantificando en forma más
certera a medida que el plazo se aproxima.
La fijación de los objetivos no es
un privilegio ni una obligación exclusiva de los niveles directivos de una organización,
sino lo es de todos y cada uno de los que actúan en ella. Es evidente que el
alcance o naturaleza de estos objetivos variará según el ámbito de control que abarque
cada nivel organizativo. Por otra parte es posible distinguir entre los
objetivos de la empresa, de los administradores y de los individuos, lo
importante es que tengan una orientación común y no contrapuesta.
La amortización de los objetivos,
sugiere una cierta jerarquía entre ellos. Asi hay objetivos principales y
objetivos secundarios, de grupos o unidades individuales. Cada objetivo
subsidiario debe contribuir a que se cumpla su inmediato superior dando asi
forma a una estructura integrada, de objetivos.
Por ejemplo, el objetivo del
vendedor X debe estar enmarcado dentro del objeto de su unidad, digamos el
Departamento de Ventas y este del de la unidad superior, digamos ventas, determinándose
objetivos razonables y realizables y reales.
Con el análisis presente, ya
podemos establecer de un modo mas preciso que planear consiste en seleccionar y
relacionar los hechos y formular y emplear supuestos respecto al futuro,
efectuando una predicción de actividades necesarias para alcanzar los objetivos
o resultados esperados. El planeamiento colma la brecha entre el punto donde
usted esta y aquel donde quiere llegar.
La planificación real se basa en
hechos, datos en informaciones reales y estimadas pero no en emociones o
deseos. No hay que confundir predicción o estimación con anhelos y deseos. Podemos
querer vender 120 unidades al mes, pero si sabemos que esta es una meta irreal,
no puede constituirse en un objetivo serio, sino en un mero anhelo. El proceso
racional de anticipación se contrapone a expectativas, que es la solidificación
imaginaria o virtual de una emoción, instinto o acto reflejo.
La labor de planeamiento es
permanente; es una actividad que no termina nunca. Todos los planes son
flexibles, sujetos a una revisión o modificación a medida que la realidad va alterando
las variables que sirvieron de base para
elaborarlos.
Concepto:
LA PLANIFICACION ES EN ESENCIA UN
PROCESO DE TOMA DE DESICIONES QUE CENTRA SU ATENCION EN EL FUTURO DE LA ORGANIZACIÓN
Y EN LA MANERA DE LOGRAR SUS METAS.
Sin objetivos y metas, los planes
no tendrían un sentido relevante. Los objetivos organizacionales necesariamente
preceden al desarrollo de los planes de la organización.
ASPECTOS Y ACTIVIDADES QUE ESTAN
SUJETOS A LA PLANIFICACION
La planificación puede aplicarse en
todas las fases de la empresa; organización, producción, ventas,
financiamiento, personal, compras, y distribución.
En general puede hacerse planificación
en todas las actividades humanas.
FACTORES QUE INFLUYEN EN LA
PLANIFICACION
Influyen muchos factores que pueden
clasificarse en internos y externos.
FACTORES EXTERNOS: situación de
la economía de un país, la tecnología, la competencia, las disposiciones del
gobierno.
FACTORES INTERNOS: el personal de la empresa, los proveedores,
las técnicas disponibles.
-
La economía de un país y del mundo y su perspectivas
futuras son de gran importancia. En épocas de expansión económica existe auge,
prosperidad y estabilidad, las empresas gozan de solidez, liquidez y venden sus
productos. En estas condiciones es fácil planificar.
En épocas de
recesión, disminuyen las ventas, aumentan los costos de los productos de la
empresa ; la inflación hace aumentar los precios y salarios en general, se
devalua la moneda del país. En estas condiciones la planificación para preveer
las situaciones futuras se hacen mas difícil.
-
Las disposiciones del gobierno y de los posibles
cambios de los impuestos, que debe pagar la empresa, en aranceles que facilitan
y dificultan, la importación de las materias primas, que necesitan las empresas
o de los productos que van a competir con el que produce las empresas, las facilidades
y dificultades de disponer de financiamiento en moneda nacional o extranjera .
-
La forma como se comportan las demás empresas en relación
a la cantidad de productos que ofrecen en el mercado, a sus precios de venta, a
sus procedimientos de mercado, evidentemente deben ser tenidos en cuenta al
momento de planificar.
-
El factor humano de la empresa es un elemento muy
importante, no solo en lo que respecta a su capacidad de planificar y de
trabajo eficiente, sino en todos los aspectos propios de las relaciones
laborales, tales como: salarios, contratos de trabajo, sindicato, entrenamiento
de personal, seguridad y bienestar.
-
Al planificar debe cuidarse el aspecto tecnológico,
los procedimientos técnicos de producción y administración.
Los cambios
de tecnología se producen constantemente, el empresario debe considerar la planificación
de la empresa las nuevas maquinas, instrumentos, materiales y procesos que van
inventando.
NECESIDADES DE LA PLANIFICACION
Las necesidades de una planificación
existen en todos los niveles de un negocio desde la administración hasta la producción.
LA PLANIFICACIÓN ADMINISTRATIVA.- Es a largo plazo basado en los
mejores pronósticos posibles de la precisión de las futuras condiciones y
necesidades.
Es una labor creadora se ocupa de
las actividades de los grupos dentro de la organización, con el fin de cada uno
contribuye en
Planificación operativa.- Se
realicen el nivel inferior del empresa y es menos difícil, primordialmente
porque entraña un intervalo de procedimientos, proyectos específicos.
Para la planificación administrativa
proviene del registro de ventas producción, pronostico, disponibilidad de
recursos y análisis de mercado.
En resumen podemos decir que la
planificación es esencial para la utilización más efectiva del tiempo, del
dinero, de los materiales y esfuerzo.
Características de una planificación
1.- UN PLAN OPERATIVO.- Se basa en
todos los hechos pertinentes y disponibles, los planes se hacen para el futuro
y nadie puede acceder con exactitud, Pero sin embargo; lado la más que se puede
hacer es suponer, predecir, pronosticar y existen razones para justificar esto
como es. Crecimiento de la empresa las mejores tecnologías, sin embargo hay que
basarse en informaciones existentes.
2.- UN PLAN LOGICO.- se basa en un
enfoque científico de la solución de problemas; los datos deben estar relacionados
entre sí y tener una conclusión razonable. El pensamiento lógico requiere de
conocimientos y entraña procesos mentales como: percepción (captación rápida), concepción,
(ideales), juicios (asociación de ideas), inducción y deducción.
3.- UN PLAN ADAPTABLE.- es todo lo
que puede sufrir modificaciones o que ha sido editado sobre alternativas que
proveen los cambios imprevistos de coyuntura.
4.-UN PLAN COMPLETO.- es aquel que
abarca todo y considera todos los factores; esto signfica que en el plan se han
hecho todos los detalles, sino que se han hecho previsiones para atenderlo
llegado el momento.
5.- UN PLAN CLARO.- es lo que fácilmente
se comprende, puede confiarse a los subordinados y ser llevados a cabo por
ellos con un mínimo de instrucciones o planificaciones.
6.- UN PLAN SIMPLE.- en los que
proporciona un mínimo de alternativas y consiguen el objetivo con el menor número
de elementos y relaciones reciprocas.
IMPORTANCIA Y LIMITACIONES DE LA PLANIFICACION
Especificar mediante la planificación,
las metas u objetivos de la empresa para un periodo determinado es lo primero
que se define y sirve para orientar todas sus acciones hacia dicho objetivo. Estas
medidas tienden a eliminar todo el trabajo que no se encuentre o no sirve a lo
largo de la meta, reduciendo de esta manera la dispensación de actividades. Como
consecuencia, resultan las planificaciones economía, al concretar las acciones
en un sentido definido.
Otro elemento por el cual es
importante planear es que se evitan o aminoran riesgos innecesarios. Al planificar,
es necesario, determinar y preveer los posibles elementos adversos a un plan y
como este puede verse afectado por dichos elementos.
Como ya se dijo, el hecho de
conocer y precisar las metas de la empresa es de por si una ayuda para para
alcanzar los resultados esperados. Posibilita la fijación de tareas
innecesarias en forma ordenada para el propósito definido, lo que redunda en un
mejor aprovechamiento de los recursos, haciendo a la empresa mas eficiente.
Otra razón por la que es importante
y necesaria la planificación reside e que permite el control de la marcha de la
empresa. Al establecer metas precisas, se puede comparar lo programado,
determinando asi las diferencias o deviaciones y sentando una base para aplicar
medidas correctivas en la ejecución y en la propia planificación futura.
La planificación facilita además la coordinación
de las distintas funciones de la empresa.
LIMITACIONES:
Por ello, aun cuando el planeamiento es esencial
para conseguir eficiencia en la acción posterior tiene dificultades y
limitaciones que son útil conocer y considerar, para no caer en ellos a paliar
sus efectos.
Una de las críticas que se hace a
la planificación es su poca exactitud en relación con los resultados obtenidos.
Sobre el mismo punto, no olvidemos
que cuando se planifica no se pretende adivinar
el futuro; el proceso en si contempla ciertos márgenes de error, lo que
realmente interesa es que dichos márgenes se reduzca a niveles tolerable y las diferencias
que surjan no sean significativas.
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